残業時間を減らすための方法10個
2023/07/12
夜中になっても、そして休日も、電気がついているオフィスビル。
そこでは、残業している人が大勢働いています。
仕事の内容や仕事の量の関係で、何をどう頑張っても残業にならざるを得ないケースはたくさんあります。
しかし一方で、本当は残業せずに済ますことができるのに、なぜか残業に陥っているケースもあります。
今回は、私が会社生活の中で培った「残業時間を減らすコツ」を書いてみたいと思います。
１． 残業に陥っているのは、自分のせいだと考える
「おいおい、いきなりなんだよ。失礼じゃないか」
そう感じた人もいるでしょう。
しかし、これは残業時間を減らすために最も重要な考え方です。
「残業になるのは他の人のせいで、自分は全く問題ない」と考えたら、残業はまず減らせません。
なぜなら、上司に「仕事量が多いので、人をもっと雇ってください」とお願いしても、「そうか、わかった。人を増やそう！」ということにはまずならないからです。それができるなら、あなたが上司にお願いする前に、上司はとっくに人を増やしています。
会社に入ってから、残業に関して「不思議だな」と思ったことがあります。
それは、残業をしょっちゅうしている人は、残業になる理由として、「残業になるのは私の仕事の仕方が悪いからです。もっと効率的に終わらせられるように工夫します！」とはまず言わないことです。こう言っている人を私は会社に入ってから一人も見たことがありません。
逆に、こういう発言は何度も聞きます。
「仕事が多くて終わらない～」
「あとからあとから仕事がふられる～」
これって、具体的にはどういう意味なのでしょう？
これは、「残業に陥っているのは、自分には全く落ち度がなく、原因は全て、仕事量が多いことによる（または、自分のキャパを考慮せずに仕事をふってくる上司が悪い）」という意味になりませんか？
私は、入社して初めてこの言葉をある人が言っているのを聞いた時、本当に「この人すごいな」と思いました。
というのも、その人が、「自分は最高に仕事ができる人間だ」とか、「自分以外の人も、自分よりも早く仕事をこなすことはできないだろう」と思えていなければ、残業に陥った理由をそのようにとらえることなんてできないだろうと思ったからです。
一方で、あまり残業をせずに、いつもあっさり帰っている方は、決して「仕事が多い」とは言わないことを知りました。
これはどういうことなのか？
残業せずに帰ることが出来ている人は、仕事が多くても、「なんとか早く終わらせよう！」と思いながら仕事に取り組んでいるのだと思います。工夫して取り組んでいるということです。その結果、さほど残業せずに帰ることができているので、「仕事が多い」とは決して言わないわけです。終わっているのだから、言う必要もありません。
一方、残業している人は、比較すると、工夫し切れていないわけです。結果として、残業に陥ります。よって、「仕事が多い」という発言をすることになります。
あんまりこれ見よがしに「仕事が多い」と連呼すると、それを耳にした上司からは、「残業しないと終わらないほどの仕事は与えていない」と言われたりします。それはある意味当たり前です。連呼されている上司からしてみると、自分が責められているように感じるので、その人を励ましたり、「人を手配できなくて申し訳ないね」といって労わったりする気は失せてしまいます。
残業を減らしたいと思ったら、まず、「自分が残業に陥っている理由を自分に求めることがスタートだ」ということです（それが完全に当てはまっていなくても）。
２． 「残業を減らしたい！」と心から思う
「残業に陥るのは自分のせいだ」と思えたら、次に思うべきは、「残業を減らしたい！」と強く心から思うことです。
というのは、「残業になっても、別にいいかな。残業がつくし」などと思っていたら、絶対に残業時間は減らせないからです。
世の中には、容易に残業代が出ない会社がたくさんあります。
残業理由を上司に申請して、「確かに、残業になっても仕方がないね」と納得してもらえなければ残業代がでないのです。
一方で、そんな審査は形式的になされ、残業しただけ残業代がほぼ出るという幸せな会社もあります。
私は、基本的に定時よりも1時間程度の残業、つまり毎月の残業時間が20時間以内に終わっていたことがほとんどでしたが、あるプロジェクトの大詰めを迎えたころ、それよりも大幅に残業してしまいました。
そしてその月は、いつもよりも多めに残業代が出ました。
通帳に記帳されたその金額を見て、私が驚きました。
「・・・鞄、買い換えよう！」
そうです。それまでみたことのない残業代が振り込まれていたのです。
普段ほとんど残業せず、残業代を全くあてにせずに生きていた私にとって、これはまさに突然天からお金が降ってきたようなものでした。
そのお金で、私は前から買い替えたいと思っていた鞄を買いました。
そのとき、ふと思いました。
「これじゃあ、残業減らさなくてもいいと思う人がいてもおかしくないな」
もちろん、残業が多いことで昇進にマイナスになるような会社であればこういうことは起きにくいでしょう。
でも、「残業している人の方が仕事に一生懸命だということ。そういう人の方を積極的に評価する」という会社だったらどうなるでしょうか？喜んで残業する人がいても不思議ではありません。給料が上がり、かつ昇進もできる。最高ですね。会社に長時間いなければならないという点を除けば。
というわけで、残業を減らすためには、「残業代が仮に出ようが、自分は残業を減らしたいんだ！」と心から思えないと、残業を減らすことはできません。
３． 「考える時間」と「作業の時間」を分ける
仕事は、大きく次の２つの時間に分けることができます。
「考える時間」と「作業の時間」です。
どちらにより時間がかかるのか？
この点は残業とは関係ありません。
重要なのは、２つを同時にやろうとしないことです。
考えながら作業をすると、考えが変わるたびに作業もやり直しになります。
考えることと作業を分けても、一応考え終わってから作業を開始して、その後考えが変われば、同じく作業をやり直さないといけなくなりますが、最初にしっかり考えた上で、またさらに考えが変わる確率は、いきなり考えながら作業を始めるよりも少ないはずです。
作業のやり直しは時間がかかります。
まずは考える、その上で作業に移行する、というのが原則です。
もちろん、考え過ぎて結局作業に移れなければ、仕事は早く終わりません。
でもそういうときは、考えながら作業をしても、やっぱり作業がいちいちとまります。
もちろん、考えるヒントを得るためにも、最初にいくらか作業をしてみる、というのも有益なときがありますが、原則は、「考える」と「作業」を分けたほうが、早く仕事は終わります。
４． 「残業してもいい」と思っている人との仕事をなるべく減らす
自分は早く仕事を終わらせたいと思い、色々と工夫してみた。
しかし、「え？残業？いいじゃん、別に。残業代も出るし。まあ、焦らずゆっくりやろうよ」なんて思っている人と一緒に仕事をするとどうなるでしょう。
仕事が終わりません。
あなたがやった仕事を前提にして、他の人が仕事をするという場合も、その他の人が早く終わらせようとしない人だと、あなたがその仕事のことを忘れたころに何か修正ややり直しを求めてきて、あなたは遠い彼方にある記憶をたどりながらその仕事を修正することになり、その分だけ時間がかかります。
また、もっと密に連絡を取り合って行う仕事である場合、片方の人の仕事の遅さは、あなたの仕事に多大な影響を及ぼします。
なので、そういう人とはできる限り一緒に組みたくないものです。
では、そのような人かどうかはいつわかるか？
それは、あなたが早く仕事を終わらせようという意思をその人に示した時にわかると思います。
その種の人は、あなたにこう言うでしょう。
「そんなに早く会社を出て、家で何してんの？」
そうです。この種の人たちは、早く帰っても自分はすることが何もないので、別に早く帰りたいなんて思わないのです。
早く帰っても、暇なだけで、むしろ苦痛すら感じる場合もあるようです。
つまり、「会社にいて仕事をしている方が、自分は有意義に時間を使っている！」と思えるわけです。
そのため、
「早く帰って映画見たい！」とか、
「早く帰って恋人と食事に行きたい！」とか、
「早く帰って本を読んで勉強したい！」とか思い、一生懸命頑張って早く帰ろうとしているあなたの気持ちは、ほとんど理解できません。
そういう人には、「早く帰っても何もすることがない人なんだな」と思えばよいのですが、問題は、そういう人と一緒に仕事をしなければならない場合、あなたもその人のペースに付き合わされることになる、ということです。
時には、「それが社会ってもんだ」とあきらめて、とことん付き合うことも、よい勉強になります。残業しないと見えてこない社会の風景もあるからです。
しかし、それを毎日繰り返しているとどうなるか？
あなたもそうなっていく可能性があります。
どんな方法があるかはわかりませんが、この手の人と一緒に仕事をしなくてもよいように、あらゆる手段を講じるべきだと思います。
その手段の一つは、「自分はとにかく、グダグダやらずにスパッと仕事をしてサクッと帰りたいんだ」ということをきちんと伝えることでしょう。そして、自分がやるべきことを終えたら、気を遣わずに、アッサリと帰ることです。
「あいつ、いっつも早く帰るよな～」なんていう陰口に一切動じてはいけません。
５． 複数人で、同じことをしない
同じ会議に同じ役割をもって複数人が出る。
同じ文書を同じ視点から複数人が読む、チェックする。
取引先に複数人でゾロゾロと行く。その中で発言するのは一人だけ。
確かに、正確性を期すために、同じことを複数人で行う必要がある場面もあるでしょう。
しかし、それが不必要に頻繁に行われていないでしょうか？
その会議は、そんなに重要な会議でしょうか？
その文書は、そんなに正確性が重要な文書でしょうか？
その文書は、内容をチェックするのがそんなに難しく、複数人が重ねてみないと漏れが出てきてしまうものでしょうか？
取引先にみんなでで行かないといけないのでしょうか？一人で済みませんか？
複数人ができるだけ異なる仕事をするように、重複をできる限り減らすようにするべきです。意外と会社では、これが行われているように思います。
６． 後輩ができる仕事は思い切ってまかせる
これは、５をより具体的にしたものです。
つまり、後輩と二人一組で行う仕事の場合です。
後輩と仕事をする場合には、そこには教育的な意味が込められているでしょう。
そのため、「後輩がした仕事の内容をしっかりチェックしないと」と思ってしまいがちです。
もちろんチェックは大事です。
しかし、あたかも自分が全部やるような形をとる場合、それはもはやチェックの範疇を超えています。
あなたは重要と思われる事項を確認すればよく、後輩の仕事の隅から隅まで見るなんてことをしていたら、それこそ時間がかかってしょうがありません。
やるべき仕事を後輩と分担する際には、簡単にできるものを後輩にまかせ、あなたは、まだ後輩には難しいだろうと思われる仕事を中心に行うべきです。間違っても、後輩がやる仕事＝自分がやる仕事、なんていうことにならないようにしましょう。
７． その仕事の最低合格ラインは何かを常に考える癖をつける
忙しい日とさほど忙しくない日があります。
そのときの忙しさによって、仕事の完成度に差をつけていますでしょうか？
「いや、私の仕事は、常に100点満点が求められる仕事なので、忙しさで完成度を変えるなんてできない」
という仕事をしている人は、もちろん常に満点を目指すべきです。
しかし、世の中にはそうではない仕事がたくさんあります。
それを自分の仕事において常に意識できているかということは、残業時間に大きく影響します。
つまり、忙しいときは、忙しいときなりに、そんなに時間をかけていられないので、合格最低ラインでよい。
時間に余裕があるときは、もっときっちりやる。
こういうことがあって当然よいわけです。
いつも同じレベルのアウトプットを出さないといけないと思っている人は、その仕事の何が大事なのかがわかっていないということです。
これは、いきなりわかるようになるわけではなく、毎日仕事をしている中で、自分の仕事の会社における位置づけや影響度合いを考えていくにつれて次第にわかってくるものです。
例えば、法務の新人は、最初のころは、あらゆる契約書のあらゆる条文を自社に有利なものに修正したいと思います。
しかし、経験を積むにしたがって、契約の種類、契約金額、扱われる製品等によって、どの条文をどこまで修正するべきかがわかってきます。数年後に、入社当初に自分が担当した契約書を見返すと、驚いてしまうことがあります。「こんなところまで修正しようとしていたか！」と。
全部重要に思えるのは、何が重要かをわかっていないということです。
常に、合格最低ラインはどこか？は考えるようにしましょう。
そうすれば、忙しいときに、合格最低ラインを狙って仕事を進められるようになります。その分早く終わらせることができます。
８． 迷わない
仕事をしていると、迷うことがよくあると思います。
A案がよいか、B案がよいか。
ここで自分だけで時間を食いつぶしてしまわないことが重要です。
まず、前提として、A案とB案について、よく調べ、自分なりにどちらがよいか考えます。
その上で迷うなら、もうそれは、上司に判断を仰ぐべき段階です。
試験ではなく、仕事なので、常に自分で答えを出す必要はありません。
上司の判断を仰いで、「A案がいい」と言われたら、A案に、「B案で行こう」と言われたら、B案で進めましょう。
もちろん、全然調べも考えもせずに、いきなり上司に、「どっちがよいでしょう？」と聞いたら、怒られるでしょう。
でも、あなたが両案をしっかりと検討して考えた末なら、上司は判断してくれるはずです。
この段階で、あんまり自分の頭の中だけで悩み続けると、最後は上司が判断するために考える時間がなくなることになりかねません。
調べた
↓
考えた
↓
それでも悩む
そしたら、速攻で上司に相談しましょう。上司は、そういう問題を判断し、かつその判断に責任をとるためにいます。
９． 簡単に終わる仕事は、仮に他に重要な仕事がある場合でも後回しにせずに先に終わらせる
これには納得できない人も多いと思います。
これをお勧めする理由は、「簡単な仕事でも、それが複数たまると、意外と自分の心の中で気になり始める」からです。
正に、「チリも積もれば山となる」のネガティブバージョンが発生します。
特に、その簡単な仕事について早く終わらせるように誰かに急かされたりすると、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」という気持ちになり、焦りだし、結局、本来最優先で取り組まないといけない重要な仕事に集中できないという事態になりかねません。
そこで、そんな簡単に終わるような仕事は、後輩で時間がありそうな人にやってもらうか、そんなやさしい後輩がいない場合には、まずその簡単な仕事をサクッとこなし、誰からもフォローが入らない状態にして、一刻もはやくより重要な仕事に集中できる状況を作り出すのがよいと思います。
１０． 適度に休憩をとる
仕事が多いときは、一気にそれらを片付けようとして、休みを取らずに仕事をしたほうが早く終わると思ってしまいがちです。
しかし、人間の集中力はそう長くは続きません。
2時間に１度は10分程度、特に目を休ませるようにしましょう。
この身体のつかれについては、こちらに詳しく書いたのでご参照ください。
結論としては、適度に休みながら仕事をしたほうが、仕事を正確に、かつ早く終わらせることができます。
仕事に関する記事の目次
何かに挑戦したいと思っているのに、そのための一歩が踏み出せないでいる人へ
「会社って、そもそも誰のものだっけ？」と疑問を抱いている人へ
仕事における段取りや根回しってどんなものかよくイメージできない！という人へ
何かの資格試験に落ちて、「もう人生終わりだ！」と思っている人へ
新しいことをしようとしたら、周りから猛烈な反対を受けて、しょんぼりしている人へ
「完璧にできないくらいなら、初めからしないほうがよい」と思っている人へ
本当は主役になりたいのに、いつも主役になれないと落ち込んでいる人へ
上司に取り入っていろうとしている人を見ると、寒気がしてきてしまう人へ
いつも残業しているが、そんな現状をなんとか変えたいと本気で思っている人へ
「仕事で評価される人は自分とは何が違うんだろう？」と疑問に思っている人へ
「社会人になると、学生の時と一番何が違うんだろう？」と疑問を抱いている学生の方へ
「仕事って、どんなときに楽しさを感じられるんだろう？」と疑問を持っている人へ
「部内の飲み会なんて、どんなに遅刻してもよい、なぜなら仕事じゃないんだから」と考えている人へ
学生時代に頑張ったことが「勉強」だと、就活に不利だと思い、やりたくもないサークルに今から入ろうかな、と考えている学生の方へ
「社会人は、一体何に一番力を入れるべきなんだろう？」と悩んでいる人へ
いつも、「先輩に言われたことをしっかりやろう！」と考えている人へ
今日も自分の案があっさりと却下され、「もう提案なんかしない！」と思ってしまった人へ
正しいことを主張するときは、普段よりも力を込めて語ってしまう人へ
人間は機械にその仕事をいつか全部奪われる日が来るんじゃないか？とおびえている人へ
会社で役員に案件を説明するのが嫌で嫌でしょうがない、という人へ
靖国神社ができたのは、太平洋戦争での戦没者の慰霊のためだと思っている人へ
