その５ 部内会議を利用した上司に知られる努力 TOEIC400点台から巨大海外プロジェクトメンバーに抜擢されて活躍できるようになるための方法
2023/07/12
上司に知られる努力が最も大切だというお話を「その２ 3つの努力の優先順位」でしました。
では、具体的にどのようにしたらよいのでしょうか？
おそらく、通常、仕事で行っている報・連・相をしっかりと行う、ということを思い浮かべた方もいらっしゃるでしょう。
もちろん、その通りです。
今回はその中でも、部内会議を利用した報告についてお話ししたいと思います。
おそらく、多くの部門で、週に１回程度、部内会議を開催しているのではないでしょうか。
その部内会議は、先週１週間に行ったこと、および、今週行う予定を一人一人話す、というものなのではないかと思います。
その部内会議にどれだけ真剣に望んでいるでしょうか？
というのも、部内会議はほぼルーチンのようになっており、マンネリ化し、「とにかく何か話せばいいんでしょ？」的な感じになってしまいがちです。
中には、頬杖を突きながらテキトーに話して終わりにしてしまっている人も中にはいるのではないでしょうか。
しかし、それではとてももったいないです。
せっかくある一定の時間、あなたが自分の仕事について部内で語ることができるチャンスを与えられているわけですから、これを利用しない手はないです。
部門によって異なると思いますが、3分～5分程度自分が話をする時間を与えられているのなら、それは週１回、仕事について部内の人に説明する機会を与えられている、と捉えて真剣に望むことで、色々なものを得ることができると思います。
そんな部内会議における注意点は、以下の３つです。
１． 何かを読み上げるのではなく、何も見ないで説明する。
そんなの当たり前だ、と思った方はぜひそのまま続けてください。
確かに、これは最低限のことです。
社会人になったのに、未だに何かを説明する際にノートに書いているものをただ読み上げるというのは、それだけで上司を不安にさせます。
「内容をちゃんと理解していないのではないか？」
そう思われてしまう可能性があります。
また、何かを読み上げる風な説明は、聞いている人の頭にあまり入ってきません。
完全に自分の中で理解していることを、何も見ないで話をするかのように説明すると、聞きやすいものになります。
説明のポイントを箇条書きにしたものを見る、というのは良いですが、全文ノートに書いてそれを読み上げる、というのは、例え入社一年目であっても、避けるようにしましょう。
２． 説明では、案件の概要、全体スケジュール、問題点とそれをどのように解決していこうとしているのか（または先週どのように解決したのか）を話す。
「部内会議では何を話せばいいの？」
こう思っている人もいるかもしれません。
この部内会議は、上司に知られる努力の一環です。
なので、上司に「おー、ちゃんとやっているな」「頑張っているな」「これなら成果が出そうだな」と思ってもらえるようにすることが目的です。
そのような観点で話す内容を考えましょう。
ここで、仕事でもっとも重要なのは、「期限を守る」ことです。なので、スケジュールを説明しましょう。もちろん、最終期限もです。
何をいつまでにしなければならないのか、そして先週はどこまで終わらせ、今週は何をするのか、を簡潔に話します。
そして、その仕事には、いくつか外せない注意するべきポイント・問題点があるはずです。
そのポイント・問題点をいくつか挙げ、それをどのように処理したのか、今後処理していく予定か、について説明します。
こうすれば、自分が何の意識もせずに、ただただ言われたことをこなしているのではなく、自らその仕事の何が重要なポイントなのかを考え、それを解決していこうとしているのかが上司に確実に伝わります。
そのポイントや対応策が仮に間違っていたなら、おそらくその場で、または部内会議が終わったときに個別に上司に呼ばれて、「あのポイントはこう対応して」とか、「そのポイントはあまり重要ではない、代わりにここについて気を付けて」と言ってもらえるはずです。
重要なのは、「スケジュールと問題点を意識してメリハリをつけて仕事を進めようとする人間である」という点を上司に知ってもらうことです。
そこを上司に知ってもらえれば、上司はとても安心します。
逆に、スケジュールもさほど意識していない、問題点も感じておらず、ただただのんべんだらりと仕事をしていると受け取られたら、もっと重要な仕事を任せようという気持ちは上司には起きません。
３． できる限り簡潔に、できる限り短時間で説明するように工夫する
部内会議で一人だけ他の人と比べて長々と説明していると、周りからは、「・・・長いな」と思われます。
いくら内容が素晴らしくても、みんなから時間泥棒だと思われたら最悪です。
周りの人が話している時間と同じくらいに収まるように気をつけましょう。
また、説明は、「話せば聞いている人が勝手に解釈して理解してくれる」というものでもありません。
分かりやすく説明しようとしないと、伝わりません。
上司が理解できればまずは良いのですが、極力部内全員が理解できるような説明になるように心がけましょう。
コツは、内容を詳しく説明する前に、何についての話すのかを一言示すことです。
例えば、
「○○の案件についてです。
この案件の概要は・・・（案件の概要）
このスケジュールは・・・（スケジュールと期限）
なお、この案件の主要な問題点は・・・だと考えております。
この問題点のうち、先週は一つ目の◇◇の対応をしました。
今週は２つ目の問題点の△△の対応をします。」
といった形です。
そして、いつも同じように説明します。すると、聞いている方も、あなたはこういう順番で話をするのだな、ということが分かり、説明を理解しやすくなります。
そして、繰り返しになりますが、「詳しく説明するのだから、いくら時間がかかってもよい」というわけではない点はくれぐれも注意しましょう。
・部内会議の位置づけ
部内会議はルーチンになっているので、テキトーに済ませている人も結構います。
そんな中だからこそ、あなたが真剣に準備して臨めば、必ず目立ちます。抜きんでます。
そして、真剣に望めば、毎週少しずつ、説明する力が付いてきます。
その力は、説明が必要となるあらゆる場面で役に立ちます。
仕事は一人でできるものではなく、周りの人と協力しながら行うものです。
つまり、自分の考えを適切に相手に理解してもらえるかどうかが、自分のアイデアを採用してもらえるかどうかの出発点となります。
何を言っているのかわからない、と思われたら、そのアイデアは、実はどんなに素晴らしいものであったとしても、あっさり却下されることはほぼ間違いありません。
部内会議は、自分を上司に知ってもらえる場面であると同時に、説明能力を磨く場面でもあるのです。
ぜひ、毎週１回開かれる部内会議を十分に利用してみてください。
