文書作成スピードを高める方法

      2017/02/05

 

「会社で文書を作成するのが遅い」

 

「やたらと時間がかかる」

 

文書作成について、こんな悩みを持っている方は多いのではないでしょうか?

 

オフィスワークをしている人のほとんどは、パソコンで文書を作成する業務になんらかの形で携わっているのではないかと思います。

 

中には、「一日中パソコンの前に座って文字を打ち込んでいます」という方も多いでしょう。

 

パソコンで文書を作成している人を見て、私は一つ気がついたことがあります。

 

それは、「いきなりパソコンを使って文書を作成し始めている人が結構多い」ということです。

 

「え?それって普通じゃないの?」

 

と思われた方は、仕事の時間を減らせるポテンシャルを持っています。

 

 

まずは、紙に書きなぐる

 

いきなりパソコンで文書を作成し始めて、最初から最後までスラスラ~っと書き切ることってできますか?

 

もちろん、会議案内のような数行で終わるものならそれでもかけるでしょう。

 

しかしそれがA41枚を満たすようなボリュームの文書でいつも出来ているなら、それはすごいです。

 

私がそれをやろうとしたら、きっと途中で、ああでもない、こうでもない、と悩み始めます。

 

私は、まず、その辺の紙なりノートに、ドワーっと構成を書きます。

 

具体的には、作成するべき文書のタイトル、書くべき項目を列挙し、項目ごとに盛り込むべきキーワードを入れます。

 

そして、「一番これを伝えたい!」という文章は、実際に紙に書いてみます。それは決めの文章になるので、しっかり考えます(ちなみに、この記事においては、後で出てくる「「考える時間」と「作業する時間」を分けるべき」というのがそれに当たります)。

 

そのときの文字は、他の人が見たらとても読めないのではないかと思える勢いのある汚い字です。それは誰に見せるわけでもないので、自分が読めればそれでよいわけです。逆に、これをきっちり丁寧に、ノートの薄い線にそってきれいに書いたりしてはいけません。そんな線は無視です!

 

紙であれば、吹き出し入れたり、追加したり、削除したりするのも、パソコン上でマウス使ってカチカチやるよりも早いです。

 

それに、これは実際なにか根拠があるかと言われたらわからないのですが、ペンを使って紙に書きなぐる方が、人って色々な考えが浮かんできたり、整理されたりするものではないでしょうか?

 

そんな風にして構成が出来上がったら、あとはそれをパソコンに打ち込むだけです。

 

このパソコンに打ち込む際は、完全にとは言いませんが、さほど頭を使いません。

 

正式な文章の言い回しを少々考えるくらいはします。しかし、文書の構成は既にできているので、あとは文学作品でも書こうとしているわけではないのですから、機会的に文章を作成していく感じになると思います。難しい表現は一切不要です。会社の文書は読みやすい、わかりやすいが一番ですから。

 

 

「考える時間」と「作業の時間」を分ける

 

要は、文書を作成する際に、「考える時間」と「作業の時間」を明確に分ける、ということです。

 

力を入れるべきは何か?

 

それは「考えること」です。

 

考え終われば、あとは単なる作業です。作業は、一心不乱にパソコンに打ち込むだけです。

 

文章の構成を考えながらパソコンを打ち込みはじめると、作業がいちいち止まります。

 

というか、この場合、文書の構成を考えることも、パソコンに打ち込む作業によって中断されます。

 

「書いたものを消すのもパソコンでは楽だから~」

 

こう思う人もいるかもしれませんが、紙なら、「次のページに書こ!」と考えた時点で、それまで書いたものは削除したのと同じです。つまり、アナログの方が早いわけです。

 

考えるときは考える。

 

作業をするときは作業をする。

 

このようになるべく分けてやる方が、はやく文書を作成することができます。

 

さらに、考えることは、会社にいなくてもできます。

 

電車に乗りながらでも、実はやろうと思えばできます。

 

そして、ある程度まとまったら、その構成を家でもカフェでも、何かの紙にダーっと書きなぐれば、あとはそれを次の日にでも会社でパソコンに打ち込めばよいわけです。

 

どこまで紙に書くかは、人によって違ってよいと思いますが、上記に書いたように、文書のタイトル、構成、キーワード、そして「絶対にこれだけは入れたい!」という文章を一文書いてみる、ということから練習してみてはいかがでしょうか。

 

こういうと、「パソコンに打ち込むときは、何も考えずに初めから終わりまで、何ら文章を削除することなく書けるようになるのか?」と期待してしまう方もいるかもしれませんが、もちろん、ある程度は、「こういう表現の方がいいかな~」「この言葉はやめた方がいいかな~」ということは考えながらになります。

 

しかし、それでも、何も考えずにいきなりパソコンの前に座って文字を打ち込み始めるよりかはずっと早いと思います。

 

 

まとめ

 

・文書の構成は、パソコンに文字を打ち込む前にしっかり考える。

 

・それを紙に汚い字で、自分にしか読めないような字で書きなぐる。

 

・具体的には、タイトル、書くべき項目、各項目に盛り込むべきキーワード、これだけは絶対に伝えたい内容の文章一文を、ノートの線を無視してなぐり書く(ここを丁寧に書いていたら、デジタルに負けます!)。

 

・上記のような「構成を考える」時間とパソコンにそれを打ち込む「作業」をする時間を意識して分ける。パソコンには、紙にまとめたことをドワーッと書いていくイメージ。

 

これを練習していけば、文書を作成するスピードはずっと速くなると思います。

 

そうすれば、残業も今よりずっと減るかも?

 

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